C. Pembuatan Dokumentasi

Tahapan ini adalah kelanjutan dari tahap sebelumnya untuk kasus sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data perusahaan penjualan kendaraan bermotor.

Dokumentasi adalah materi tertulis yang mendeskripsikan cara beroperasinya suatu sistem, mencakup apa-apa yang dilakukan program dan prosedur yang harus diikuti oleh pemakai. Dokumentasi digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

- Pelatihan

- Penginstruksian

- Pengkomunikasian

- Penetapan standar kinerja

- Pemeliharaan system

- Referensi historis

Empat area utama dokumentasi adalah:

C1.Dokumentasi Pemakai

Prosedur yang memberitahu pemakai cara bekerja dengan sistem dan cara menjalankan tugasnya. Dokumentasi pemakai dapat dilakukan secara online atau dituliskan dalam manual prosedur. Untuk menjalankan sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data penjualan kendaraan bermotor yaitu:

• Pertama kali saat aplikasi dijalankan pengguna akan masuk pada form Login dimana user harus memasukkan nama dan password yang sesuai. Sedangkan untuk user dengan tipe administrator dapat mengakses link Create User untuk membuat atau menghapus data pengguna. Bila user name dan password yang dimasukkan secara benar maka aplikasi akan melakukan pengecekan tipe user, apakah administrator atau operator. Setelah itu form utama akan ditampilkan.
• Kemudian user dapat memilih menu yang akan diakses, sebagai contoh user memilih menu input untuk Trainer Data Input.

• Form tersedia dalam bentuk formulir pengisian, kemudian bila data telah selesai diisi user tinggal menekan tombol untuk melakukan registrasi terhadap peserta yang akan mengikuti pelatihan, user memilih menu Registration.
• Untuk langkah pengerjaannya, yaitu user memilih nama pelatihan yang akan diisi dengan nama peserta, aplikasi akan menampilkan nama peserta yang belum pernah melakukan registrasi di list sebelah kiri, kemudian user tinggal memilih nama pesertanya kemudian menekan tombol untuk mendaftarkan peserta.
• Form registrasi ini berhubungan dengan form pelanggan, dimana pada form daftar user diberi kemudahan untuk menentukan nama pelanggan yang menjadi pelanggan toko tertentu.
• Langkah pengerjaannya yaitu user memilih nama pelatihan dan gelombangnya kemudian nama-nama pelanggan yang menjadi costumer took tersebut, berdasarkan data di registrasi.

C2. Dokumentasi Sistem

Dokumentasi ini berisi hasil-hasil yang digenerasi oleh professional sistem dan elemen-elemen rancangan yang dituangkan dalam repository(tempat penyimpanan) sentral CASE. Hasil-hasil terdokumentasi akan berfungsi pada saat sistem dikembangkan sebagai perangkat komunikasi yang digunakan untuk memberitahu atau pengembangan dan kemajuan sistem. Hasil-hasil sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data penjualan kendaraan motor :

• Perangkat lunak yang dibuat membantu dalam melakukan pengerjaan pencatatan data pelatihan.

• Penggunaan fitur rekomendasi dapat membantu staff dalam menentukan peserta pelatihan yang akan diregistrasi.

• Report – report yang dihasilkan dapat dengan mudah diprint.

C.3 Dokumentasi Perangkat Lunak

Dokumentasi ini berisi konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software untuk memudahkan pemeliharaan dan meningkatkan kemampuan program. Programmer pemeliharaan harus memahami secara jelas fungsi dan logika perangkat lunak tersebut.

Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan aplikasi Universitas A kita dapat mengetahui hasil konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software ditunjukkan dengan gambar berikut:

C4. Dokumentasi Operasi

Dokumentasi yang berisi form dan diagram dengan kata-kata dan nomor kunci.

Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan aplikasi perusahaan motor, kita dapat mengetahui file program yang digunakan yaitu PS001(Staff) dan PD001(Pelanggan).